zuwendungsvergaberecht

Was ist bei einem Mittelabruf bzw. einer Mittelanforderung zu beachten?

von Michael Pilarski

Jede Privatperson, jedes Unternehmen bzw. öffentliche Einrichtung, die schon einmal in den Genuss von Fördermitteln als Zuwendungsempfänger gekommen ist, ist mit dem Stellen eines Mittelabrufs bzw. einer Mittelanforderung konfrontiert worden. Regelmäßig bestehen erhebliche Unsicherheit bei der Frage, was genau bei einem solchen Mittelabruf zu berücksichtigen ist.

Ein Mittelabruf ist, wie die Begrifflichkeit bereits erahnen lässt, das Abrufen bzw. die Anforderung von Fördermitteln durch einen Zuwendungsempfänger nach deren Gewährung durch Bewilligungsbescheid seitens des Zuwendungsgebers. Die Begrifflichkeit findet sich im Gegensatz zum Verwendungsnachweis in der Regel nicht in den Verwaltungsvorschriften der Bundesländer zu den Haushaltsordnungen wieder. Enthalten sind jedoch Regelungen zur Auszahlung der Zuwendung, was zunächst vom Sinn und Zweck her nichts anders ist als das, was auf einen Mittelabruf folgt, wenn der Zuwendungsgeber die Voraussetzungen nach Prüfung des Mittelabrufs als erfüllt ansieht.

Die meisten Zuwendungsgeber stellen Formulare und Arbeitshilfen für den Abruf von Fördermitteln während der Laufzeit des Zuwendungsverhältnisses zur Verfügung. Es ist anzuraten, diese zu nutzen, wenn nicht sogar eine entsprechende Pflicht besteht, da damit die für den Abruf erforderlichen Informationen abgefragt werden. Im Rahmen des Mittelabrufs sind unterschiedliche, besonders wichtige Aspekte zu berücksichtigen.

Grundsätzlich ist in den Verwaltungsvorschriften zu den Haushaltsordnungen der Länder hinsichtlich der Formalien nicht geregelt, dass der Mittelabruf schriftlich beim Zuwendungsgeber zu stellen ist. Insoweit empfiehlt sich vor dem Hintergrund der Digitalisierung unter Berücksichtigung der Verfahrensabläufe des jeweiligen Fördermittelgebers eine elektronischer Einreichung, soweit dies möglich und nach Landesvorgaben zulässig ist. Mittlerweile werden hierfür sogar elektronische Online-Kundenportale zur Verfügung gestellt. Der Mittelabruf dient dem Zuwendungsgeber für eine Zwischenkontrolle und Steuerung des geförderten Vorhabens, sodass den Zuwendungsempfängern regelmäßig in den Förderbedingungen vorgegeben wird, dass Mittelabrufe einmal pro Quartal zu stellen sind. Bei dem ersten Mittelabruf, der zeitnah nach der Bewilligung gestellt wird, ist zu beachten, dass Auszahlungen seitens des Zuwendungsgebers erst möglich sind, wenn die Bestandskraft des Bewilligungsbescheid eingetreten ist. Das heißt, der Zuwendungsempfänger muss entweder einen Monat warten und die Rechtsbehelfsfrist auslaufen lassen oder er muss eine Rechtsbehelfsverzichtserklärung unterzeichnen, um eine Auszahlung vor dem Monatsablauf zu erreichen.

Inhaltlich sind vom Zuwendungsempfänger grundsätzlich sämtliche im Vorhaben getätigten Ausgaben sowie Einnahmen in so genannten Beleglisten, dem Bruttoprinzip Rechnung tragen getrennt voneinander ohne Verrechnung, aufzuführen. Im Rahmen dieser Ausgaben sind dann noch die vergaberechtlich relevanten Ausgaben herauszufiltern und dem Zuwendungsgeber in einer eigenen zusätzlichen Vergabeliste zu präsentieren, soweit der Zuwendungsempfänger in seinem Bewilligungsbescheid oder den übrigen geltenden Förderbedingungen eine Vergabepflicht auferlegt erhalten hat. Je nach dem geltenden Landesvergaberecht kann die Vergaberelevanz bei unterschiedlichen geschätzten Auftragswerten netto beginnen. Bei Geltung der UVgO ohne abweichende Regelungen betrifft die Vergaberelevanz sämtliche Ausgaben über 1.000 Euro, bei der VOL/A waren es noch 500 Euro.

In diesem Zuge hat der Zuwendungsempfänger sämtliche Vergabeverfahren, die den Ausgaben über 1.000 Euro zugrunde liegen, dem Zuwendungsgeber dokumentiert vorzulegen, weil diese auf ihre Ordnungsgemäßheit überprüft werden. Mittlerweile ist es in vielen Bundesländern so, dass nicht nur eine Stichprobenprüfung, sondern eine Vollprüfung stattfindet. Auf Glück, dass Vergabefehler in diesem Zuge durch den Zuwendungsgeber übersehen, kann da nicht gehofft werden.

Stellt der Zuwendungsgeber Vergabefehler fest, kürzt er die Ausgaben vorläufig aus der Förderung und reduziert entsprechend die beantragte Auszahlung. Das ist für den Zuwendungsempfänger besonders ärgerlich, weil er die Ausgaben bereits tatsächlich getätigt hat und in der Regel in Vorschuss gegangen ist und weil er erst im darauffolgenden Mittelabruf die gekürzten Ausgaben wieder einstellen kann. Insbesondere kann er sich gegen die Mitteilung des Zuwendungsgebers über das Ergebnis der Prüfung des Mittelabrufs rechtlich nicht wehren. Denn dieses Ergebnis wird entgegen dem häufig verbreiteten Irrtum nicht per Bescheid festgesetzt, sondern stellt eine bloßes formloses, vorläufiges und rechtlich nicht bindendes Ergebnisschreiben dar. Widerspruch, soweit landesrechtlich überhaupt statthaft, und Klage sind hier nicht zulässig. Erst der Verwendungsbescheid nach dem abschließend zum Ende des Vorhabens einzureichenden Verwendungsnachweis kann mit Rechtsbehelfen angegriffen werden.

Fazit:

Zuwendungsempfänger sollten bei Unklarheiten oder Unsicherheiten im Vorfeld der Einreichung des Mittelabrufs bereits Abstimmungen mit dem Zuwendungsgeber herbeiführen, damit nicht die ärgerliche Situation entsteht, dass sie in finanzielle Schwierigkeiten kommen, weil sie bereits in Vorschuss gegangen sind und der Zuwendungsgeber die Mittel zumindest vorläufig nicht erstattet, weil hiergegen rechtliche Abwehrmöglichkeiten grundsätzlich nicht gegeben sind.

 

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